Dropbox使ってデータ管理も楽ちんに

こんにちは☕

ここ最近、急な大雨や雷の頻度が心なしか増えてきているなと思っていたところですが、先日は突然大雨に交じって雹が降ってきました🧊

私は家の中で過ごしていて気付いたのですが、屋外でこういった場面に遭遇したら屋内に避難するなど十分に注意したいところですね。

さて、今やどのような仕事であってもスマホやタブレット、パソコンを使用する作業というものがあり、あらゆるデータを取り扱っているかと思います。

ちょっと試しに作ったようなExcelファイルから来週の研修用資料の作成、企画書等の重要データなど、様々かと思いますが、皆さんはこれらのファイルをどのように管理されていますか？

USBメモリ、外付けHDDのような記録媒体もあるでしょうが、まさかデスクトップに保存しているという方はおられないですよね。

今回は、データの保存先として有用なクラウドストレージサービスDropboxについてまとめていきたいと思います。

画像は公式HPdropbox.comより参照

評価項目	外付け記録媒体	Dropbox
検索性
接続性
データ容量
管理
費用

検索性に関しては、外付け記録媒体、Dropboxともに接続後ウィンドウの検索窓（またはCtrl＋F）からデータの検索が可能であり、データの整理が苦手な人であっても目的のデータを簡単に検索することができます。
外付け記録媒体の場合、複数個の媒体を管理しているといずれに保管されているかを記憶していく必要性も出てくるため、保存データ容量が一定を超えるとDropboxの方が検索性は高くなると言えます。

接続性に関しては、USBメモリや外付けHDDはUSB接続することでデータを閲覧、使用することができ、対してDropboxはインターネット接続にてデータ管理するクラウドストレージサービスとなります。
USBメモリや外付けHDDはその特性上USB接続さえできればいいため、場所等を選ばずネット環境がない所でも使用できる大きな利点があります。
一方でDropboxはネットさえ繋がっていれば接続ができるため、機械的な接続を必要とせず活用でき、複数のデバイスから同時に接続することもできます。
一応オフラインでも利用しようと思えばできなくはないですが、いくつか条件があることや複数のユーザーが使用している場合データの齟齬が生じやすいなどのリスクもあるため、あまりオススメはできません。

データ容量に関しては、外付け記録媒体は２GBから１TBなど様々な容量別で販売されていますが、当然その容量によって値段が上下します。
Dropboxはプランにもよりますが無料版だと２GB、有料版だと２TB～といった感じになります。
扱うデータにもよりますが、文書関連のデータのみであれば２GBでも相当量のデータを管理できますし、写真や画像、動画関連のデータを扱う場合は１TB以上ある方が安心かなと思います。

管理に関しては、外付け記録媒体の場合、この媒体自体の管理が必要となります。
複数になればなるほど管理は複雑になりやすく、どの媒体にどのデータが入っているかを管理しておく必要性が出てくる上、この媒体自体が故障した場合や紛失した時は目も当てられません。
一方でDropboxはデータはクラウド（オンライン上での管理）になり、利用する際はアプリを端末にダウンロードして使用するという方法になるため、最悪パソコンが故障したとしても別の端末でDropboxアプリをダウンロードしてログインすれば問題なくデータを扱うことができます。
ログイン用のIDやパスワードが必要にはなりますが、これも端末に記憶させたりワンパスワードなどを活用することでそういった煩わしさを省くことができるようになっています。

費用に関しては、USBメモリだと３２GBのもので850円（www.yodobashi.com参照）と安価なものが多く、外付けHDDでも２TBで9,700円（同サイト参照）となっています。
Dropboxでは、無料版もありますがストレージは２GBと心許なく、有料版ではビジネスstandard版で1,500円/1ユーザー/月となっており、サブスクリプション形式となっている。

Dropboxってずっと無料でも使い続けられるの？

Dropboxの無料プランはBasicプランと言い、容量は２GBまで、登録ユーザーは１名まで、デバイスリンクは最大３台までという制限はあるものの、これで問題なければ利用を続けられます。

有料版を使った方がいいケースってどんなケース？

データ作成、修正、管理が全て個人で完了する場合は外付け記録媒体または容量によってはDropboxの無料版を使うという方法でも良いかもしれませんが、例えば会社で管理しているデータを複数人が操作する場合やそもそも管理するデータ量が莫大になっている場合は有料版を活用した方が効率的に作業できるようになると思います。

セキュリティの問題は？

２段階認証やアカウントセキュリティページによりアカウントにリンクしたデバイス情報、使用中のウェブセッション、アカウントへのアクセスを許可しているサードパーティ（第三者）製アプリなどを監視することができるようになっています。
また、仮に職場で活用しており、利用していたスタッフが退職する場合、当該アカウントを接続できないようにすることも簡単にできます。

Dropboxを使っててもデータのバックアップって必要？

Dropboxにデータを保存した時点で自動的にバックアップされるため、別でバックアップを取っておく必要性はありません。
アプリからデータを操作している中で誤ってデータを削除してしまってもファイルの復元が可能（Basicプランで復元機関は30日でプランによって期限の差異あり）です。

Drop boxのメリット

Drop boxのメリットに関しては、以下の通りです。

• データ管理の煩わしさが解消される
• 複数人が同時にデータを扱うことができる
• 優れた同期性能で最新のデータを確認できる

データを間違えて消してしまった、紛失した、USBメモリをポケットに入れたまま洗濯機に入れちゃった（これ私）といったことで大事なデータを失くすということがなく、安全にデータ管理をすることができます。
また、複数のユーザーでデータの保存先として統一することで○○のデータがどこにいった、△△のデータが見当たらないといったことも解消できます。

複数人が同時にデータを扱うこともでき、USBメモリ等の貸し借りといった必要がなく、効率的に作業を進めることもできます。

オンラインであれば即座に最新のデータに同期されるため、利用しているユーザーは常に新しいデータを即座に確認することができます。

Drop boxのデメリット

Drop boxのデメリットに関しては、以下の通りです。

• 使用するユーザーが増えるほどコストがかかる
• オフラインでは使用しづらい面がある

有料版のコストは毎月１ユーザーあたりの金額が必要となります。
ただ、会社用に１ユーザーで登録して複数のパソコン等端末でログインして使用するということもできるため、コストを抑える工夫はできます（プランによっては最低ユーザー数が定められているものもあり）。

前述の通り、オンラインでは優れた同期性能で最新のデータを確認することができる一方、オフラインでは同期ができないためデータが最新のものではない可能性がある上、事前にダウンロードしていないファイルは開くこともできないというような不便さがあります。

私が社会人１年目の時、業務上パソコンでの資料作成もあり、私は１年で１０個くらいUSBメモリを買っていた記憶があります。

当時は外付けHDDは現在に比べると性能が非常に低い割に金額が非常に高く、とても手が出せたものではありませんでした。

そんな中、洗濯機に沈んだUSBメモリは３－４個あり、データのバックアップの重要性を身に染みて感じた私は、定期的にパソコン上にバックアップファイルを保存していました。

数年そんな形でデータの管理をしながら、翌週の研修のためにと資料データを作成し、いつものようにUSBメモリとバックアップとしてパソコンのデスクトップ上に同様のファイルを保存していたところ、研修３日前にUSBが洗濯機に沈み、パソコンがなぜか電源が付かないという悲劇に合い、絶望した記憶は今でも忘れられません(笑)

幸い、パソコンの不具合は簡単に解決できたので事なきを得ましたが、外付け記録媒体だけでなくパソコン自体が不具合を起こすということもしっかりと認識し、重要なデータの管理方法を考えておく必要があります。

今ではDropboxのようなクラウドストレージサービスは他にも複数みられますが、皆さんのデータ管理方法を検討する上で少しでも参考になれば幸いです。

本日も最後までご覧いただき、有難うございました🍀